Kiezen van een boekhoudprogramma

Veel zaken kunnen gemakkelijker worden gemaakt door gebruik te maken van computerprogramma’s. Er zijn inmiddels al veel verschillende programma’s ontwikkeld om ervoor te zorgen dat de bedrijfsadministratie en boekhouding op een eenvoudige wijze kan worden bijgehouden en waarin zoveel mogelijk zaken automatisch gaan, zoals bijvoorbeeld automatisch BTW bedragen uitrekenen.

Welk boekhoudprogramma past bij uw bedrijf?

Zoveel verschillen als er zijn tussen bedrijven en ondernemingsvormen, zoveel zijn er ook in boekhoudsoftware. Een bedrijf met honderden werknemers heeft andere behoeften als een freelancer of ZZP-er. Het is daarom belangrijk een boekhoudprogramma te kiezen dat past bij het bedrijf. Sommige software wordt ook in modules aangeboden. Hierdoor kan met vrij goedkoop straten met alleen de meest belangrijke functies en onderdelen, maar kan het boekhoudprogramma meegroeien met de behoeftes van het bedrijf.

Boekhouden op PC of netwerk

Naast de verschillende boekhoudprogramma’s zijn er ook meerdere manieren om deze te huisvesten. Voor een kleine ondernemer is het prima te doen om een boekhoudprogramma op de (bedrijfs) PC te installeren en hiermee te boekhouding prima bij te houden. Grotere bedrijven met een eigen computernetwerk kiezen vaker voor boekhoudsoftware dat op een server wordt geïnstalleerd en van hieruit op een of meerdere PC’s kan worden gebruikt.

Boekhouden online

De laatste jaren is nog een nieuwe variant van boekhoudprogramma’s populair geworden. Veel kleine ondernemers maken inmiddels gebruik van boekhoudsoftware via internet. Voordeel hiervan is dat de boekhouding op een andere locatie dan in het eigen kantoor aanwezig is waardoor deze bij bijvoorbeeld een brand niet verloren gaat. Ook wordt er vaak automatisch een backup gemaakt en kan een administratiekantoor is sommige gevallen meekijken met uw handelingen in de online boekhouding. Let er bij boekhouden online wel op dat deze via een beveiligde verbinding verloopt.

Beveilig uw boekhouding!

Veel bedrijven zijn zich niet bewust van de gevaren van de afhankelijkheid van computersystemen. Deze zijn namelijk kwetsbaar. Waar een papieren boekhouding in vlammen op kan gaan bij een brand is de PC met daarom uw boekhoudingprogramma en eventuele andere administratie ook niet veiling voor brand of andere calamiteiten. Computers zijn daarnaast ook gevoelig voor virussen, hackers en gewoon onderdelen die stuk gaan. Belangrijk is daarom om ervoor te zorgen dat er altijd up-to-date antivirus-software is geïnstalleerd op al uw PC’s, er firewalls woren gebruikt en dat de PC’s regelmatig worden gescand op virussen en andere schakelijke software. Ook moet er van belangrijke documenten en de bedrijfsadministratie regelmatig een backup worden gemaakt, elke op een andere plaats, buiten uw pand, wordt bewaard. Een goede oplossing hiervoor is gebruik maken van een automatische online back-up.